Excel

                                                                          EXCEL

Uno de los programas más temidos por la mayoría de las personas que trabajan con computadoras o que tienen un contacto con la tecnología, es Microsoft Excel. Y es fácil de entenderlo, desde su presentación en una temida hoja de cálculo, las aterradoras fórmulas y sobre todo, la idea que se ha construido de que Excel es una de las aplicaciones más pavorosas y complicadas, han contribuido a que por regla general, no se quiera tener ningún trato con la aplicación.

Sin embargo, ¿te gusta la idea de tenerle miedo a una aplicación? ¿Estás consciente de todas las horas de trabajo que Microsoft Excel te puede ahorrar? ¿Sabes que el conocimiento de las fórmulas de Excel y sus funciones puede dar como resultado un trabajo de mayor calidad?

Permíteme  mostrarte que en el mundo de Excel no hay nada que temer y sí mucho que agradecer. El propósito de este blog es, entrada por entrada, mostrarte cómo hacer más fácil el trabajo y cómo con práctica y mucha paciencia, puedes llegar a comprender, trabajar y dominar Excel.

Empezaremos por lo primero y más importante: ¿Qué es Excel?

Microsoft Excel forma parte de un paquete de herramientas denominado Office, desarrollado por la compañía Microsoft, por lo que también suele ser llamado “Office Excel” o “Microsoft Office Excel”. Excel es un programa que consiste en una herramienta que te permite desarrollar tablas, además de hacer cálculos y análisis de datos. Es decir, con Excel, puedes crear hojas de cálculo electrónicas.

Y en este punto, posiblemente te preguntarás: ¿Qué es una hoja de cálculo electrónica?

Una hoja de cálculo electrónica es un programa informático que te da la posibilidad de manipular datos numéricos y alfanuméricos (o sea palabras y números en un solo dato). Está compuesta por espacios denominados  celdas, filas y columnas. A continuación, te presentaremos una breve explicación de cada uno de esos conceptos.

Las celdas son los lugares en donde puedes introducir datos y realizar los cálculos necesarios. A simple vista, las puedes identificar como la unión entre filas y columnas. Cada una de estas celdas es única e irrepetible y todas reciben un nombre específico y están presentadas alfabética y numéricamente en orden ascendente. Por ejemplo B4 o E5 (la letra corresponde al nombre que tiene la columna y el número corresponde a la fila).

Una columna se puede definir como el conjunto de celdas que se agrupan de manera vertical descendente en el libro de trabajo (así se le conoce también a los archivos de Excel). Y como mencionábamos anteriormente, cada una es identificada por una letra, ubicada en la parte superior de la misma. Esta letra es conocida como cabecera de columna, van desde la A, B, C, D hasta la AA, ZZ. Para la versión de Microsoft Excel 2010, se cuenta con 16,384 columnas.

Las filas son definidas como un grupo de celdas agrupadas de manera horizontal y que van de izquierda a derecha en el libro de trabajo. Como ya habíamos dicho, cada una de las filas es identificada por un número.  Este número es conocido como cabecera de la fila y va desde el  1 hasta el 1, 048,576 en la versión de Excel 2010.

Es importante mencionar que el número de columnas y filas es fijo y no hay nada que podamos hacer para aumentar ese número. En artículos posteriores te mostraremos algunos trucos para el manejo interactivo de filas y celdas. Te sorprenderás de todo lo que se puede lograr con funciones que aparentemente son muy básicas.

Y por último, pero no menos importante, tenemos los libros de trabajo. De manera muy simplificada podemos considerar que un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo. Se trata de un archivo en el que se organiza toda la información relacionada con un solo tema.  Cada una de las hojas de este libro se diferencia por medio de la etiqueta de hoja, recibiendo el nombre automático de hoja 1, hoja 2 y hoja 3. Estas hojas se pueden rebautizar y también se pueden añadir o suprimir de acuerdo a la necesidad.

Como podrás observar, una vez que conocemos un poco más la estructura física de Microsoft Excel, resulta mucho menos atemorizante. Y posiblemente te sientes muy interesado en saber más sobre el amplio mundo de Excel.

Cuando has escuchado a personas que tienen un conocimiento mucho más avanzado sobre Excel, notas que ellos utilizan un gran número de términos que para nosotros podrían resultar desconocidos. Ya hemos dado un rápido repaso por algunos de los mencionados y en los siguientes artículos, iremos ampliando cada vez más las definiciones y lo más importante, te enseñaremos algunos trucos y te daremos los consejos que harán tu experiencia con Excel mucho más fácil.

Te recomendamos que leas más nociones básicas de como podemos movernos por excel

Y ten siempre presente que Excel te puede ahorrar muchísimo tiempo en el trabajo. Considéralo… ¿No te gustaría un poco de tiempo libre?

¿COMO PONER CELDAS DE VARIOS COLORES EN EXCEL?

Muchos de nosotros nos sentimos más atraídos por hojas de trabajo con celdas de varios colores, o por una cuestión de aprendizaje se nos facilita más el manejo de una hoja con abundantes y atrayentes tonos.

Pero esto no es sólo una cuestión de presentación, también cumple con útiles aplicaciones que te contaremos a continuación.

Para empezar te diremos cómo poner colores en tus celdas. Excel por sí mismo no cuenta con ninguna función que nos permita conocer, establecer o modificar los colores de la hoja y la razón es que las funciones de Excel cumplen con el propósito de trabajar con los datos que existen en las celdas, pero no con la apariencia.

Por lo que el cambio de color se debe realizar de manera manual con el formato de celdas, o si es necesario usando el formato condicional para modificar el color de la celda.

¿Cuál es la manera más sencilla?

Evidentemente realizar la modificación de manera manual es mucho más sencillo, pero si quisiéramos resaltar todo un grupo de celdas por su valor, lo mejor es crear el formato condicional.

¿Cómo hacer el cambio de color de manera manual?

Para que podamos aplicar color a las celdas, debemos seleccionar la celda o el rango de celdas que queremos rellenar, hacemos clic en Formato y elegimos Formato de Celdas.

Después de este paso va a aparecer un cuadro de diálogo con varias pestañas, para este ejemplo seleccionamos la opción Relleno, se abrirá un menú que dice Color de fondo, ahí se muestran los colores predeterminados con los que podemos dar color a nuestras celdas.

Seleccionamos el color de nuestra preferencia y observamos como en el cuadro de Muestra, aparece un modelo de cómo lucirá la celda.

Para aplicar el cambio, solo hacemos clic en Aceptar.

Si necesitamos quitar el color solo hacemos clic en la opción Sin color.

En el caso de que queramos aplicar diseños de efecto degradado en nuestras celdas,  hacemos clic en Efectos de relleno…

Y si lo que buscamos,  es una paleta de colores más amplia o personalizada, seleccionamos la opción Más colores…

Es importante que conozcamos las distintas formas de llegar a un resultado, es por esto que en la barra de herramientas también podemos encontrar el ícono de los cambios de tema.

Es el botón Color de relleno cuyo símbolo de cubeta de pintura, nos permite modificar el color de fondo de una manera aún más rápida, solo hacemos clic en el botón y seleccionamos las celdas que necesitamos con colores diferentes.

Para escoger los colores, hacemos clic en la flecha y seleccionamos algún color de nuestro gusto.

¿Cómo se hace el formato condicional de cambio de color por valor?

Como es costumbre en este blog, empezaremos por explicarte lo qué es un formato condicional. Un formato condicional es una función que hace que la herramienta aplique un formato especial a las celdas que cumplen con una condición.

En este caso, cambiar el color de las celdas conforme a su valor. Para hacer esto vamos a Inicio, Formato condicional y ahí seleccionamos Resaltar reglas de celdas.

Al dar clic en esa opción se desplegará un menú cuyas opciones nos van a permitir cambiar el color de una celda cuyo valor cumpla con un criterio específico.

Este menú se compone por las opciones:

• Es mayor que: Con ella cambiaremos el color de las celdas que tengan un valor más grande que el especificado.
• Es menor que: En el caso de que las celdas tengan un valor menor que el que señalamos, cambiarán de color.
• Entre: Aquí establecemos un rango y todas las celdas cuyo valor se encuentre en esos límites cambiará de color.
• Es igual a: Esta opción solo cambia la celda que cumpla con el valor exacto que especificamos.
• Texto que contiene: En el caso de que la celda tenga formato de almacenamiento de texto, con esta opción podemos cambiar el color de las celdas que sean iguales al texto.
• Una fecha: También cambiará el color de la fecha que cumpla con el criterio especificado.
• Duplicar valores: Resalta las celdas que tengan un valor duplicado o único.

Y esta es una breve introducción al cambio de colores para nuestras celdas. Te invitamos a que te animes a poner en práctica todos los modos de cambiar tus hojas. Verás que te divertirás mucho aprendiendo a simplificar tu trabajo.

No te pierdas nuestras siguientes notas, ya que te hablaremos sobre cómo sacarle provecho a tus celdas con colores.